摘要

 

随着事业单位改革的不断深化,事业单位的经济活动呈现出多样性的特点,为了确保事业单位的财产安全和完整,加强事业单位的财务内部控制制度建设势在必行。

 

关键词：事业单位；內部控制制度；财产安全

 

内部控制制度是指一个单位为了保证各项业务活动的有效进行,保护资产的安全完整和有效运用,防止、发现和纠正错误、舞弊与欺诈行为,保证会计资料的真实、合法、完整,提高经营管理水平和效益,为实现经营管理目标而制定和实施的一系列组织措施、业务处理程序以及其他调节方法的总称。内部控制制度的产生是伴随着组织的形成而产生的,贯穿于各个单位经营活动的各个方面,只要存在经济活动和经营管理,就需要有相应的内部控制。随着社会主义市场经济体制的建立,事业单位改革的不断深化,事业单位的经济活动呈现出多样性的特点,为了确保事业单位的财产安全和完整,必须加强事业单位的财务内部控制制度建设。

 

一、事业单位实施内部控制的必要性

 

(一)建立和完善内部控制制度是深入贯彻实施新《会计法》的需要

 

规范会计行为,保证会计资料的真实、完整是新《会计法》的灵魂和核心,而完善的单位内部控制制度则是规范单位会计行为,保证会计资料真实、完整的基础。新《会计法》明确规定单位负责人对本单位的会计工作和会计资料的真实性和完整性负责,但是单位负责人不可能直接参与每一项会计业务的办理,直接代替会计人员办理会计事务,因此各事业单位只有建立起完善的单位内部控制制度,明确单位负责人及财务、会计等各个部门的职责和权利,落实岗位责任制,才能保证《会计法》的各项规定落到实处,确保单位会计规范有序地运行。

 

(二)实施内部控制制度是保证事业单位资产安全的

 

随着经济的不断发展,一方面国家对事业单位的投入不断增加,事业单位所占有的国有资产总量和比重也不断增加;另一方面,事业单位所面临的经济社会环境也日益复杂,国有资产被侵占或重大损失的案件屡有发生,如何保证国有资产的安全完整成为急需解决的问题。事业单位只有建立起完善的单位内部控制制度,一方面通过建立岗位责任制,使不相容的职务相分离,达到岗位牵制的目的,坚决杜绝任何个人独揽业务的全过程,避免因个人有意或无意的原因而造成国有资产的损失和浪费;另一方面,通过建立完善的财产清查制度,定期对单位的各项资产进行清查,可以改善单位的经营管理,保护各项财产的安全与完整。

 

(三)实施内部控制制度是事业单位加强管理的需要,维护合法权益的需要

 

建立健全内部控制制度是一个单位加强管理,维护合法权益的内在需要。在维护国家资产安全完整,债权债务往来等方面,除了保护国家利益不受侵犯外,还要保障单位的合法权益。为了使单位的的合法权益不受到侵害,就必须加强内部控制制度的建设和实施,使单位内部主要环节的工作遵循科学的业务处理程序,以强化和改善管理,实践证明,管理比较好,合法权益能够得到很好保护的单位,其内部控制制度都比较完善。

 

(四)实施内部控制制度是加强廉政建设的需要

 

内部控制制度的实施,一方面有利于国家有关法规制度的贯彻执行,保护国家利益和社会公众利益,促进社会经济秩序健康运行。另一方面,也有利于单位经营目标的实现,保障资产的安全与完整,提高单位内部经营管理水平;由此可见,内部控制制度的实施不仅仅是单位内部的管理工作,而且也体现社会性的要求,近几年所发生的与经济犯罪有关的大案要案,无不与内部控制制度的严重缺失有关,其主要原因就是某些单位领导或关键岗位的工作人员,大权独揽,缺乏牵制和监督,重大的经济事项未经集体研究和决策,造成国有资产的重大损失和浪费。建立完善的单位内部控制制度,严格实行不相容岗位相分离制度以及重大经济事项集体研究决策制度,可以在很大程度上避免此类经济案件的发生。

 

(五)健全的内部控制制度是会计诚信的重要保证

 

长期以来,我国许多单位没有一套完善的内部控制制度,造成财务收支混乱,会计信息失真,会计诚信面临严重危机。国内外实践经验证明:建立并严格执行单位内部控制制度,对于规范会计行为,提高会计信息质量具有重要的作用。由于会计信息来源于单位经营的全过程,并不只是财务会计一个部门的事情,财务会计部门只是对会计信息进行记录、汇总,要确保会计信息的真实和完整,就必须建立完善的单位内部控制制度,明确各部门的职责和权限,互相牵制和监督,才能防止会计信息被扭曲,即使发生错误也能及时得到改正。从而保证会计资料的真实完整,提高会计信息的诚信度。

 

二、目前事业单位内部控制制度存在的问题

 

(一)对内部控制制度的认识有差距

 

目前各个单位往往将单位内部控制制度跟财务会计制度等同起来,认为内部控制制度是对单位的约束,并没有认识到内部控制制度是单位加强经营管理,提高经济效益的需要。因此对单位内部控制制度的建设缺乏主动性,认为没有必要在本单位特别强调加强内部控制,有的甚至认为理所当然应该是单位领导说了算,有没有内部控制制度无所谓,即使建立了内部控制制度,也往往是照搬上级部门或其他单位的内部控制制度,无法满足本单位的实际需要,在实际工作中难于操作或者执行的效果不佳,使内部控制制度流于形式。

 

(二)内部控制制度不够完善

 

在实际工作中,建立一个非常完善的能够涉及到单位各个方面的内部控制制度是十分困难的。因此各单位制定的单位内部控制制度,往往只能在一定程度上防止差错和舞弊的发生,而不可能防止任何差错和舞弊。其主要原因有:(1)对于经常发生的大量易于建立比较完善的控制,而对于个别、偶尔发生的业务,建立控制比较困难,也比较容易疏忽,或者从经济效益的角度考虑,建立非常严格的控制制度也不合算。(2)对已经发生过的问题或能够估计到的问题,可以做到充分的控制,而各个单位的实际情况以及所在经济环境是不断变化的,不可能所有的问题都能估计到,因此要建立一个能防止任何差错和舞弊的内部控制制度是很困难的,需要有关人员要有比较高的素质,对单位各方面的情况要非常熟悉。但是目前有相当一部分事业单位管理人员思维、管理意识以及人员素质达不到要求,所制定的内部控制制度往往不够完善,或者未能及时根据情况的变化对现有的制度进行补充和完善,不能适应事业发展的需要。

 

(三)内部控制制度的监督环节比较薄弱

 

从外部环境来看,没有形成法制制约的大环境,在我国还没有真正形成有法可依、有法必依、执法必严、违法必究的大环境,单位会计信息失真的情况时有发生,管理人员的法制观念比较薄弱,对一个具体的单位而言,很难形成有章必循、违章必究的局面;从单位的内部环境来看,我国目前事业单位的内部审计还比较薄弱,很多单位根本没有专门的审计机构,因此对单位内部控制制度的执行情况的监督任务往往有财务部门来承担,而财务部门本身就是内部控制制度的主要执行部门,这就形成了自己监督自己的局面,其实际效果可想可知。

 

(四)忽视伦理道德建设

 

任何一个制度都离不开人的作用,同一个制度在不同的单位由不同的人来执行,往往会产生不同的结果。长期以来各个单位往往只重视内部控制制度条款的制定,而忽略了对执行内部控制制度有关人员的职业道德、社会道德等伦理道德的教育,其结果造成许多单位并不是没有内部控制制度,而是没有得到很好地执行;其中,往往是单位负责人带头不执行。单位负责人控制的随意性或贪污舞弊、弄虚作假、互相串通,破坏了既定的内部控制程序,导致内部控制制度形同虚设。

 

三、强化事业单位内部控制制度的对策

 

(一)强化组织结构控制

 

一个单位要建立完善的内部控制体系,首要任务就是要构筑起结构合理、配制科学、程序严密,既能相互制衡、又能防止权责脱节的内部控制组织结构体系。组织结构控制主要包括两个方面的内容:(1)不相容职务相分离。不相容职务通常有:授权与执行某项经济业务要分离;执行某项经济业务的职务与审核该项经济业务要分离;执行某项经济业务与记录该项经济业务的职务要分离;保管某项财产的职务要与记录该项财产的职务相分离。(2)组织机构的相互控制。一个单位往往要根据业务开展的需要而分设不同的部门和机构,每个部门和机构都要相应的职责和权限,要保证其在授权范围内的职权不受其他部门的干预;同时每一项业务在运作过程中都要经过不同的部门,并保证在不同的部门要进行互相检查和监督。

 

(二)完善授权批准控制

 

授权批准控制也就是对单位内部部门或人员处理经济业务的权限控制。单位内部某个部门或某个人员在处理经济业务时,必须得到授权批准才能进行,这样可以防止某个部门或个人滥用职权,保证单位所有的业务都能按照既定的方针进行。授权批准有一般授权和特别授权两种,特别授权是在某项经济业务的范围和数额超过办理该项经济业务部门的权限时,必须经过上一级部门或领导的批准和授权才能办理。明确一般授权和特别授权的界限和责任,可以确保单位重大的经济业务事项能够通过集体研究和决策,防止某些部门或某个领导的权限过大,独断专行,造成损失和浪费。

 

(三)突出财务会计系统控制的中心地位

 

单位内部控制制度的中心是财务会计控制,这是因为单位各项经济业务不论由哪个部门或个人来执行,最终都要经过财务会计部门的审核付款直到登记入帐。财务会计系统控制要求单位要根据《会计法》和国家统一的财务会计制度,制定适合本单位实际情况的财务会计制度,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序,建立和完善会计档案保管和会计人员工作移交程序,实行会计人员岗位责任制,充分发挥财务会计的监督职能。

 

(四)强化预算控制

 

预算控制是内部控制的重要组成部分,事业单位的预算是事业单位为了完成既定的工作目标而编制的年度收支计划,特别是对有财政拨款的事业单位而言,所报的项目预算一经财政部门批准,按照专款专用原则是不能随便改变用途的,如果不加强项目预算的控制往往会给一些不合法的开支披上合法的外衣,造成财政预算资金的流失和浪费。因此要加强对事业单位预算编制的控制,一方面要加强项目立项和预算编制的公开性和透明度,主要的收支预算都要经过集体研究决定并经过单位职工代表大会审议通过,防止个别人利用权利私自立项申报预算,造成既成事实;另一方面要严格执行预算申报、审批、执行、审核、监督等不相容职务的分离,防止出现同一个人就能决定项目立项、申报并执行该项目预算,避免给没有经过合法程序审批的项目披上合法的外衣。

 

(五)加强对实物资产的控制

 

实物资产是事业单位财产的重要组成部分,加强对实物资产的控制对确保事业单位的财产安全完整具有重要意义。事业单位一方面要按照不相容职务相分离的原则,建立完善的实物财产采购、验收、入库、领用、计量、维修的岗位责任制;另一方面要建立严格的财产清理制度,明确财产清查的范围、期限、组织程序,这样不仅可以改善事业单位的经营管理,保护各项财产的安全与完整,而且能够通过定期或不定期的清查,发现财产物资的盈亏、毁损与报废情况,及时查明原因,按照规定的权限和程序进行处理,明确责任,确保单位的财产安全完整。

 

(六)健全和完善内部审计控制

 

由于内部审计是内部控制环境的一个重要因素,内部控制的检查和评价主要是通过内部审计来进行的,要确保内部控制制度能够得到切实地执行并取得良好的效果就必须对内部控制的全过程实施恰当的监督。因此,事业单位也应该建立完善的内部审计制度,从内部控制制度的建立开始,通过监督控制环境和控制程序的有效性,监督单位所制定的内部控制制度能够得到完整有效的执行,及时反馈有关执行结果的信息,帮助单位更有效地实现预期的控制目标。

 

(七)加强对内部控制行为主体“人”的控制

 

任何制度最终都要由具体的人来执行,与内部控制制度密切相关人员素质的高低以及执行内部控制制度的主动性和自觉性的高低,直接关系到内部控制制度执行的结果。首先要加强对单位领导干部的监督,要建立重大决策集体讨论、决定审批制度,从决策环节对权利进行监督,以杜绝主要领导干部对内部控制制度不重视而导致内部控制制度形同虚设;其次要加强对关键岗位人员的控制,除要严格执行不相容职务相分离外,还要建立关键岗位轮岗和定期稽查制度,防止出现以权谋私或窜通作案,从而确保内部控制制度能够得到严格执行;同时还要加强对相关人员的职业道德教育,强化内部控制制度不能仅依靠外部的强制力量,要尽可能发挥个人的主观能动性,使每个人都能遵守职业道德,主动去实施内部控制制度。

 

(八)建立有效的激励机制

 

要保证内部控制制度能有效地发挥作用,就必须对内部控制制度执行情况进行定期或临时的检查和考核,才能了解内部控制制度是否得到有效执行,执行的成效如何以及是否存在什么问题,同时要将其同有关人员的考核与奖惩紧密地结合起来,对执行内部控制制度效果比较好的给于奖励,执行效果不好甚至不按照内部控制制度办事要给于相应的处罚,这样才能最大限度地调动有关人员的积极性和主动性,保证内部控制制度能够得到有效的执行,并取得良好的效益。

 

事业单位要根据本单位的具体情况,按照内部控制制度的基本原则,制定出适合本单位的内部控制制度,同时要严格按照内部控制制度办事,才能确保单位财产的安全,保证会计信息的真实和完整。

 

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